Charte

 Statuts de l’Association Étudiante des Cycles Supérieurs en Droit de l’UQAM (AÉCSD-UQAM)
Incorporée le 28 janvier 2000 En vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., c. C-38)

SIÈGE SOCIAL ET SCEAU

1- Siège social. Le siège social de l’Association Étudiante des Cycles Supérieurs en Droit de l’UQAM (AÉCSD-UQAM) (ci-après “ l’Association ”) est établie dans la cité de Montréal, à l’Université du Québec à Montréal ou à tout endroit dans la cité de Montréal que le conseil d’administration pourra de temps à autre déterminer.

LES MEMBRES

2- Membres actifs. Est membre actif de l’Association tout étudiante et étudiant inscrit-e un programme de cycle supérieur en droit de l’UQAM et qui a payé sa cotisation à l’Association pour la session en cours.

Est aussi considéré comme membre actif tout étudiant qui, dans le cadre d’un échange, suit la majorité de ses cours à l’intérieur d’un programme de cycles supérieurs de droit à l’UQAM et qui a payé sa cotisation. Le conseil d’administration peut aussi accorder le statut de membre à quiconque est en lien direct avec un programme de cycles supérieurs de droit de l’UQAM et qui paye sa cotisation.

La cotisation est payable en début de session.

Les membres actifs ont le droit de participer à toutes les activités de l’Association, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d’assister à ces assemblées, d’y faire des propositions et d’y voter. Ils sont éligibles comme administrateurs de l’Association.

3- Cotisation. Les membres fixent, par règlement en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, le montant des cotisations à être versées à l’association à chaque session par les membres.

4- Retrait. Tout membre peut se retirer de l’Association en signifiant ce retrait par écrit. Cette demande devra être déposée au secrétaire de l’Association dans les quinze (15) jours ouvrables du début de la session. Le retrait de l’Association n’entraîne pas le remboursement de la cotisation.

5- Suspension et radiation. Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui commet un acte jugé indigne et contraire ou néfaste aux buts poursuivis par l’Association. La décision du conseil d’administration, prise après avis donné de la latitude de se faire entendre, sera finale et sans appel.

Un membre actif est disqualifié comme membre actif advenant sa destitution par l’assemblée générale.

ASSEMBLÉES DES MEMBRES

6- Assemblée annuelle. L’assemblée annuelle des membres de l’Association a lieu à la date que le conseil d’administration fixe à la session d’automne. Cette date devra être située autant que possible dans les cent vingt (120) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de l’Association. L’assemblée annuelle est tenue à l’UQAM ou à tout autre endroit fixé par le conseil d’administration.

L’Assemblée annuelle tenue à la session díautomne doit disposer des points suivants : – Élection des administrateurs ; – présentation et adoption des états financiers annuels ; – ratification des règlements adoptés et des actes posés par les officiers depuis la dernière assemblée annuelle des membres.

7- Assemblées spéciales. Les assemblées des membres sont tenues à l’endroit fixé par le conseil d’administration ou par la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au président ou au conseil d’administration de convoquer ces assemblées, lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l’association.

Le conseil est tenu de convoquer pareille assemblée spéciale des membres dans les dix (10) jours de la réception de la réquisition écrite à cette fin, spécifiant le but et les objectifs d’une telle assemblée, et signée par au moins le dixième des membres actifs ; à défaut par le conseil d’administration de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite (art. 99 L.C.Q.).

8- Avis de convocation. Toute assemblée annuelle des membres pourra être convoquée par un avis affiché bien en vue dans le local du siège social de l’Association au moins dix (10) jours avant la tenue de l’assemblée. L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra respecter un délai d’au moins cinq jours ouvrables et mentionner en plus de la date, de l’heure et de l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés ; seul ces sujets pourront y être étudiés.

9- Président et secrétaire d’assemblée. Le président de l’Association, à défaut le vice-président, ou toute autre personne qui peut être de temps à autre proposée à cet effet par le conseil d’administration ou les membres, préside aux assemblées des membres. Le secrétaire de l’Association ou tout autre personne proposée à cette fin, agit comme secrétaire des assemblées des membres. .

10- Quorum. 10% des membres constituent le quorum pour toute assemblée des membres.

11- Vote. À une assemblée des membres, les décisions par consensus sont privilégiées. À défaut de tel consensus, les membres en règle ont droit à un vote chacun. Le vote par procuration n’est pas permis. En cas d’égalité des voix, le président a voix prépondérante.

Le vote se prend à main levée, à moins que trois (3) membres présents ne réclament le scrutin secret. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme deux scrutateurs qui distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les communiquent au président. à moins de stipulation contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l’assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50% + 1) des voix validement exprimées.

Sur proposition dûment appuyée, un vote et les délibérations l’entourant peuvent se dérouler à huis clos si les deux tiers des voix exprimées par les membres présents à l’assemblée y consentent.

12- Procédures. Le président veille au bon déroulement de l’assemblée et au respect de l’ordre du jour adopté, maintient l’ordre dans les délibérations, conduit les procédures sous tous rapports et veille au respect des règles de procédures adoptées par l’Association. Il a le pouvoir de décider de la recevabilité des propositions, de fixer la durée des interventions, d’ajourner l’assemblée d’expulser toute personne qui assiste sans droit à l’assemblée ou ceux qui gênent le bon déroulement de l’assemblée.

Les membres réunis en assemblée peuvent destituer le président de l’assemblée et de le remplacer par une autre personne.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

13- Nombre. Les affaires de l’Association sont administrées par un conseil d’administration composé d’au minimum trois membres et d’au plus sept membres.

14- Durée des fonctions. Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeure en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivante, sa démission, sa destitution ou jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu.

15- Éligibilité. Seuls les membres en règle de l’Association sont éligibles comme administrateurs ; ils sont rééligibles.

16- Élection. Les administrateurs sont élus chaque année par les membres actifs au cours de l’assemblée annuelle. Dans le cas où il n’y a pas plus de candidats que le nombre d’administrateurs à élire, l’élection aura lieu par acclamation ; dans le cas où il y a plus de candidats que d’administrateurs à élire, l’élection sera faite par scrutin secret à la majorité simple.

17- Vacances. Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé pour le reste du terme non expiré par résolution de l’assemblée générale. En l’absence de telle assemblée, le conseil peut validement continuer à agir pourvu que le quorum subsiste. Si le quorum n’existe plus, par vacances ou désistements, un membre du conseil, ou, à défaut, un membre actif peut exceptionnellement procéder à la convention d’une assemblée spéciale pour procéder aux élections.

18- Retrait d’un administrateur. Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui ; a) présente par écrit sa démission au conseil d’administration, après avoir satisfait à toutes ses obligations et engagements ; b) décède, devient insolvable ou interdit ; c) cesse de posséder les qualifications requises ; d) est destitué par un vote des 2/3 des membres actifs présents à une assemblée spéciale convoquée à cette fin.

19- Rémunération. Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services.

20- Indemnisation. Tout administrateur, ses héritiers et ayant droit seront tenus, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l’Association, indemnes et à couvert : a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes ou choses accomplis ou permis par lui dans l‘exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et b) de tous autres frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de l’Association ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

ASSEMBLÉE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

21- Date. Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins deux fois par session.

22- Convocation et lieu. Les assemblées du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire ou le président, soit sur instruction du président, soit sur demande écrite d’au moins deux des administrateurs. Elles sont tenues au siège social de l’Association ou à tout autre endroit désigné par le président ou le conseil d’administration.

23- Avis de convocation. L’avis de convocation précédent l’assemblée d’au moins un jour franc, se donne par tout moyen de communication, verbal, écrit, par télécopieur ou courrier électronique, à la dernière adresse connue de l’administrateur. Si tout les administrateurs y consentent par écrit, l’assemblée peut être tenue sans avis préalable. La présence d’un administrateur couvre le défaut d’avis quant à celui-ci.

24- Quorum et vote. Le quorum pour la tenue de l’assemblée du conseil d’administration est de trois administrateurs. Les questions sont décidées à la majorité des voix et le président n’a pas de voix prépondérante.

25- Résolution signée. Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’Association, suivant sa date, au même titre qu’un procès régulier.

26- Participation à distance. Si tout les administrateurs y consentent, ils peuvent participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone, télévision ou courrier électronique. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

27- Procès-verbaux. Seuls les administrateurs de l’Association peuvent consulter les procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration.

LES OFFICIERS

28- Désignation. Les officiers de l’Association sont : le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier, ainsi que tout autre officier dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du conseil d’administration. Une même personne peut cumuler plusieurs postes d’officiers.

29- Élections. Le conseil d’administration doit, à sa première réunion suivant l‘assemblée annuelle des membres, et par la suite lorsque les circonstances l’exigent, élire ou nommer les officiers de l’Association. Le président et le vice-président sont choisis parmi les administrateurs.

30- Rénumération. Les officiers de l’Association ne sont pas rémunérés à ce titre pour leurs services.

31- Durée du mandat. Sauf si le conseil d’administration le stipule autrement lors de son élection, chaque officier sera en fonction à compter de son élection jusqu’à la première assemblée du conseil d’administration suivant la prochaine élection des administrateurs, ou jusqu’à ce que son successeur soit élu ou nommé et qualifié.

32- Pouvoirs et devoirs des officiers. Les officiers ont tous les pouvoirs et devoirs inhérents à leur charge, sous réserve des dispositions de la loi ou des règlements, et ils ont de plus les pouvoirs et les devoirs que l’assemblée générale et le conseil d’administration leur délègue ou impose. Les pouvoirs des officiers peuvent être exercés par toute autre personne spécialement nommée par le conseil d’administration à cette fin, en cas d’incapacité d’agir de ces officiers.

33- Président. Le président préside de droit toutes les assemblées du conseil d’administration et celles des membres, à moins qu’un président d’assemblée ne soit nommé et n’exerce cette fonction. Il est le porte-parole de l’association auprès de l’UQAM et signe tous les documents qui requièrent sa signature. Il a le contrôle général et la surveillance des affaires de l’association. Il est un des signataires des effets bancaires de l’Association avec le trésorier.

34- Vice-président. Au cas d’absence du président ou si celui-ci est empêché d’agir, le vice-président a les pouvoirs et assume les obligations du président. Il peut siéger et assure le suivi des comités ad hoc mis sur pied en assemblée générale ou par le conseil d’administration et collabore avec ceux-ci. Il est responsable de l’application de la politique de financement avec le trésorier. Il est un des signataires des effets bancaires de l’Association.

35- Secrétaire. Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux, à moins qu’une autre personne soit nommée pour assumer cette fonction. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration. Il a la garde des registres des procès-verbaux et de tous autres registres de l’Association. Il est chargé d’envoyer les avis de convocation aux administrateurs et aux membres, les ordres du jour et les procès-verbaux lorsque requis.

36- Trésorier. Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l’association et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis de l’actif et du passif ainsi que des recettes et déboursés de l’Association, dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il doit laisser examiner les livres et comptes de l’Association par les administrateurs. Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration, les deniers de l’Association. Il a la responsabilité de la préparation des États financiers soumis aux assemblées annuelles et est un des signataires des effets bancaires de l’Association avec le président. Il est le responsable de l’application de la politique de financement avec le vice-président.

37- Démission et destitution. Tout officier peut démissionner en tout temps en remettant un écrit à cet effet au président ou au secrétaire de l’Association. Les officiers sont sujets à destitution pour ou sans cause par résolution du conseil d’administration ou par l’ensemble des membres lors d’une assemblée générale ou d’une assemblée spéciale.

38- Vacances. Si les fonctions de quelconque des officiers de l’Association deviennent vacantes par la suite de décès, démission ou toute autre cause, le conseil peut combler cette vacance en désignant, par résolution, toute personne membre de l’Association et qualifiée, et cet officier reste alors en fonction pour la durée non écoulée du mandat de l’officier qu’il remplace.

39- Comités. Il est loisible à l’assemblée ou au conseil d’administration de créer tous les comités nécessaires pour la poursuites des objets de l’Association. Ces comités sont de deux catégories : les comités spéciaux et les comités permanents.

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

40- Année financière. L’exercice financier de l’Association se termine le 30 juin de chaque année, ou à toute autre date qu’il plaira au conseil d’administration de fixer de temps à autre.

41- Adoption. Les états financiers de l’Association sont adoptés chaque année à l’assemblée annuelle, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier.

EFFETS BANCAIRES ET CONTRATS

42- Effets bancaires. Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’Association sont signés par deux (2) signataires.

43- Contrats. Les contrats et autres documents requérant la signature de l’association sont au préalable approuvés par le conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par le président et par le secrétaire ou le trésorier, ou par tout autre officier ou toute autre personne désignée par le conseil d’administration, pour les fins d’un contrat ou d’un document particulier.

MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS

44- Modifications ou création d’un règlement. Le conseil d’administration a le pouvoir de créer, d’abroger ou de modifier tout règlement, mais une telle création, abrogation ou modification ne sera en vigueur que jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle des membres ; et si cette abrogation ou modification n’est pas ratifiée à la majorité simple des voix lors de cette assemblée annuelle, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

45- Modifications aux présents statuts. Les présents statuts ne pourront être modifiés que dans une assemblée générale. Cette modification devra être adoptée grâce â un vote à la majorité des deux tiers des membres votants. La modification devra être indiquée dans l‘avis de convocation de cette assemblée.

AFFILIATION ET DÉSAFFILIATION

46- Proposition. Tout membre de l’Association peut présenter une proposition visant à ce que l’Association devienne ou cesse d’être membre d’un regroupement d’association. Pour être effective, cette proposition devra être approuvée par un vote à la majorité de deux tiers. Cette proposition devra être indiquée dans l’ordre du jour inscrit sur l’avis annonçant cette assemblée générale.

PROCÉDURE RÉFÉRENDAIRE

47- Procédures. L’assemblée générale peut décider de soumettre une question à la procédure référendaire.

Le dit référendum sera tenu dans les dix (10) jours suivants la tenue de l’assemblée. Un responsable du référendum, qui aura pour mission de l’organiser et de l’administrer, devra être élu lors de l’assemblée générale.

L’Association est liée par les résultats du référendum. Le quorum des membres requis en assemblée est fixé à 20% des membres de l’Association.

Le dépouillement ne pourra être fait à huis clos et les membres voulant y assister seront autorisés à le faire.

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